Os 10 Fundamentos da Excelência na Gestão de Condomínios
O que é gestão de condomínios?
A gestão de condomínios refere-se à administração eficiente de um condomínio, englobando diversas responsabilidades financeiras, jurídicas e de relacionamento, entre outras. Devido à sua complexidade, essa função exige um planejamento bem organizado e consistente. As principais atribuições da gestão de condomínios incluem:
- Gerenciar as finanças, como contas bancárias, despesas e receitas.
- Prestar contas aos condôminos.
- Elaborar a folha de pagamento dos funcionários.
- Supervisionar o pagamento dos encargos previdenciários.
- Convocar assembleias.
- Garantir o cumprimento das convenções coletivas.
- Resolver conflitos entre moradores.
- Monitorar manutenções periódicas.
- Cuidar das áreas comuns.
Quais são os tipos de gestão de condomínios?
Os condomínios podem adotar diferentes modelos de gestão, e a escolha do mais adequado cabe ao grupo de moradores. O modelo mais comum envolve um síndico responsável pelas principais decisões, mas existem várias configurações possíveis. A seguir, veja os modos de gestão mais frequentes entre os empreendimentos.
Autogestão de condomínio
Na autogestão, os próprios moradores cuidam da contabilidade e outros assuntos jurídicos, elegendo um condômino como síndico em assembleia para responder legalmente pelas decisões. A pessoa eleita deve estar ciente das muitas responsabilidades que terá. Por isso, esse modelo é mais viável para conjuntos residenciais de pequeno porte.
Alguns condomínios optam por remunerar ou bonificar o síndico morador, embora isso não seja uma obrigação e não exista um valor mínimo estipulado.
Gestão com síndico profissional
O condomínio pode contratar um síndico profissional, que é especializado na função e trabalha para uma empresa terceirizada ou como autônomo. Esse profissional, experiente nos aspectos essenciais para uma boa administração, pode ser uma grande vantagem para conjuntos residenciais maiores.
Autogestão assistida
Uma alternativa é a autogestão assistida, onde uma empresa fornece assistência na gestão do condomínio. Nesse modelo, o síndico morador conta com o apoio de outros profissionais para dividir as funções, como um contador que verifica as contas do condomínio.
Gestão com administradora
Outra alternativa bastante comum é contratar uma administradora para o condomínio. Essa empresa fica responsável por todos os aspectos administrativos, garantindo o cumprimento da convenção interna e da legislação vigente. Nesse modelo, o síndico tem a função de supervisionar as atividades da administradora contratada e gerenciar outras responsabilidades do condomínio.
Quais são os 10 fundamentos para a gestão de condomínios?
Para alcançar o sucesso na gestão de condomínios, é essencial observar alguns cuidados importantes. Aqui estão os 10 pilares para uma boa gestão:
1. Informar-se
Assumir a gestão de um condomínio não deve ser uma decisão impulsiva. Portanto, quem deseja ser síndico deve estudar bastante. Existem muitos recursos disponíveis online — como blogs especializados e eventos do setor — que ajudam na preparação para uma gestão segura.
2. Montar um bom corpo de gestão
Nos últimos dez anos, a gestão de condomínios tem se tornado cada vez mais profissional. É crucial contar com um corpo de gestão eficiente, composto por subsíndicos e conselheiros, que estejam realmente dispostos a trabalhar ativamente, oferecendo apoio e sugestões. Sem esse suporte, o síndico pode se sentir isolado e perder o controle e a autoridade sobre a administração. A liderança deve desenvolver formas criativas de incentivar a participação ativa dessas pessoas na gestão.
3. Contratar uma boa administradora
Como mencionado, o síndico tem muitas responsabilidades. Isso porque, atualmente, as leis que regulam condomínios se tornaram tão abrangentes quanto as que regem empresas.
Por essa razão, é vantajoso contar com o apoio técnico de uma boa administradora. Esses serviços oferecem assessoria para tarefas tributárias, fiscais, previdenciárias, de Recursos Humanos, de compras e na seleção de fornecedores.
As responsabilidades são muitas e podem ser desafiadoras para aqueles com pouca experiência. Além disso, a empresa pode disponibilizar ferramentas importantes para os moradores, como prestação de contas e contratos, acesso a atas, emissão de segunda via de boletos, entre outras.
Destacamos que, em relação ao volume de arrecadação dos condomínios, o custo de contratar esse tipo de serviço geralmente não ultrapassa 5% do orçamento disponível. Considerando que esta será a principal fornecedora para a gestão, vale a pena o investimento.
4. Contar com um departamento jurídico
Tudo que se decide em um condomínio tem implicações jurídicas: assembleias, envio de notificações, cobranças, contratos e atas. Os problemas jurídicos envolvendo condomínios podem ser graves, especialmente se a pessoa responsável pela administração não tiver um bom entendimento dos processos e cometer erros.
Um profissional especializado pode ser encarregado de analisar contratos e enviar notificações, por exemplo. Nesse sentido, contar com uma assessoria jurídica independente da administradora pode evitar grandes transtornos e prejuízos.
5. Realizar auditorias
Tradicionalmente, a administração de condomínios via auditoria como um sistema antigo, onde as pastas de contas do condomínio circulavam entre os conselheiros para aprovação. No entanto, esse tipo de “visto” não é suficiente.
Os conselheiros geralmente não possuem o conhecimento técnico necessário para garantir a precisão dos números. No final do ano, suspeitas ou desavenças podem tornar necessária a contratação de uma auditoria investigativa — um serviço caro e que pode causar muitos transtornos.
A auditoria pode ser realizada mensalmente, onde as pastas são enviadas ao auditor, que faz uma análise e sugere ajustes. Esse profissional também pode participar da assembleia de fechamento anual, apresentando seu parecer final e conferindo credibilidade à administração do condomínio.
6. Promover a comunicação
Ter uma pessoa responsável pela administração de um bem comum visa facilitar a vida dos moradores. Pagando em dia e seguindo as regras, eles esperam ter o máximo de comodidade em troca. Portanto, é crucial garantir uma comunicação eficaz, que forneça aos condôminos as informações necessárias sem que precisem ir atrás delas.
Uma solução é criar um jornal, um boletim quinzenal ou um grupo nas redes sociais. A dica é usar uma linguagem clara e acessível. Moradores bem informados tendem a gerar menos boatos e a demandar menos do síndico.
7. Ter uma apólice de seguro
Para reduzir o valor da taxa de condomínio e melhorar sua imagem com os moradores, síndicos muitas vezes tentam economizar em tudo, inclusive na apólice de seguros.
No entanto, uma apólice mais barata que cobre apenas o básico (incêndio, explosão, terremoto e queda de aeronave) não tem um custo muito menor do que uma versão mais abrangente. Incluir coberturas adicionais, como responsabilidade civil, danos elétricos, danos hidráulicos e enchentes, pode prevenir despesas significativas em caso de um desastre.
8. Fazer uma boa gestão de contas e controle de inadimplência
Para uma gestão eficiente de condomínios, o síndico ou a administradora devem controlar adequadamente as contas e a inadimplência dos moradores. É essencial um controle financeiro eficaz para que o processo de gestão traga bons resultados para o condomínio.
Para uma gestão financeira eficiente, a administradora deve contar com um setor específico para isso, bem alinhado com toda a empresa para garantir um bom desempenho. Para obter sucesso na gestão financeira de um condomínio, considere os seguintes itens:
- Fluxo de caixa: A administradora e o síndico devem controlar todas as entradas e saídas financeiras do condomínio, organizando-se e planejando os dias de pagamento e controlando os recebimentos para manter o equilíbrio financeiro.
- Contas a pagar: É necessário controlar todas as despesas do condomínio, desde os gastos mensais fixos, como contas de luz, água e gás, até o pagamento de funcionários e serviços terceirizados.
- Contas a receber: Controle dos recebimentos do condomínio, cuja principal fonte é o pagamento das taxas condominiais pelos moradores. É importante monitorar essas receitas para identificar o ciclo de pagamentos e as datas de vencimento dos boletos.
- Controle de inadimplência: É crucial controlar a inadimplência dos condôminos. O administrador e o síndico devem incentivar os moradores a manterem seus pagamentos em dia, pois as melhorias no prédio dependem dessas receitas. Em caso de inadimplência, é necessário saber o momento certo de cobrar e as ações a serem tomadas nessa situação.
9. Promover a mediação de conflitos
Na gestão de condomínios, é crucial saber lidar com conflitos, já que eles são comuns quando pessoas com diferentes opiniões e hábitos convivem no mesmo espaço.
Tanto o síndico quanto a administradora devem ser hábeis em mediar os conflitos para manter a harmonia no condomínio. Para isso, é essencial realizar reuniões ou conversas entre os moradores para compreender suas diferentes perspectivas. O mediador deve agir com ética, ouvindo todas as partes envolvidas e orientando para uma solução que seja satisfatória para todos.
10. Usar um software para gestão de condomínios
Para uma gestão eficaz, é necessário automatizar os processos e tarefas. Um software de gestão de condomínios pode ser uma ferramenta valiosa para isso, ajudando na gestão do tempo, o que é crucial para aumentar a produtividade da administração.
Existem diversas ferramentas no mercado que auxiliam na organização das tarefas. Essas tecnologias trazem muitos benefícios, como dividir o trabalho entre equipes, registrar os controles financeiros, reduzir o fluxo de trabalho, padronizar processos e escolher o método mais adequado para a administradora.
Portanto, se o objetivo é alcançar excelência na gestão de condomínio, seguir essas dicas é um bom caminho, pois evitará erros e garantirá maior eficiência na administração. Investir em um software de gestão eficiente é fundamental para esse processo.
Para escolher a ferramenta ideal, é importante conhecer as funcionalidades necessárias. Descubra como selecionar o melhor recurso no guia de como escolher um software de gestão de condomínio.
Concluir a gestão de um condomínio de forma excelente é um desafio que exige dedicação, conhecimento e uma abordagem estruturada. Os dez fundamentos que discutimos não são apenas diretrizes teóricas, mas sim princípios práticos que podem transformar a administração de qualquer condomínio. Desde a comunicação eficaz e a transparência financeira até a manutenção proativa e o engajamento comunitário, cada pilar desempenha um papel crucial para garantir a harmonia e o bem-estar dos moradores.